Digitalizar un centro de trasteros: ocupación y mensualidades

Un centro de trasteros con cuarenta unidades tiene cuarenta contratos pequeños que hay que cobrar todos los meses. Mientras entran solos, el negocio funciona con media persona; cuando hay que reclamar, el margen se va en llamadas. El problema típico no es el trastero vacío, es el ocupado que lleva dos meses sin pagar y cuyo contenido no puedes tocar sin seguir lo que dice el contrato. El segundo problema es más tonto: la hoja de ocupación que dice "libre" de un trastero que se alquiló ayer por teléfono.

Esta guía recorre cómo pasar un centro de trasteros o un guardamuebles de la hoja de cálculo a un sistema digital: ocupación por unidad, contratos por meses (con cobro automático y altas desde tu web, próximamente) y estancias cortas por días.

Qué cambia al digitalizar

• Cada trastero es una fila. Libre, alquilado por meses o reservado por días, con su cliente y hasta cuándo. La hoja de ocupación deja de existir.
• La mensualidad queda ligada a su contrato. Hoy la cobras en el centro y queda apuntada; que entre sola con la tarjeta guardada el día que fijes, y ver un impago el mismo día, llegará próximamente.
• El alta sin visita, también próximamente. Quien busque un trastero elegirá tamaño en tu web, dejará sus datos, aceptará las condiciones y pagará con tarjeta.
• Las mudanzas se cobran por días. Entrada y salida en el mismo calendario que las mensualidades, para que una unidad alquilada por meses nunca se ofrezca por días.
• Los extras van en el mismo contrato. Transporte, cajas, candado o seguro de contenido como líneas aparte del mismo cobro.

Qué dice la norma

El alquiler de un trastero es un arrendamiento para uso distinto de vivienda: se rige por lo que pacten las partes y, en lo que no pacten, por la Ley de Arrendamientos Urbanos. En la práctica, lo que protege al negocio es un contrato claro. Conviene que diga, como mínimo:

• Qué se alquila y por cuánto: número y tamaño de la unidad, importe mensual, día de cobro, fianza y cómo se actualiza el precio.
• Qué no se puede guardar: productos inflamables, alimentos perecederos, animales, nada ilegal. Y que el cliente declara ser el dueño de lo que guarda.
• Qué pasa si no paga: plazos, recargos y qué puede hacer el centro con el contenido, y cuándo. Esto es lo que te evita un conflicto después; la app te enseña quién no ha pagado, pero lo que ocurre con las cosas lo rige tu contrato.
• Acceso y horario, y que el contenido no está asegurado por el centro salvo que se contrate el seguro de contenido.

Los datos del cliente (nombre, DNI, teléfono, tarjeta) son datos personales: guarda los del contrato mientras esté vivo y el plazo legal de facturación, y nada más. Cuando llegue el cobro automático, la tarjeta tampoco la guardarás tú: la guardará la pasarela de pago.

1. La ocupación por trastero

Da de alta cada unidad con su número y su tamaño en el nombre: "Trastero 12 · 4 m²", "Contenedor G2 · guardamuebles". Es el recurso que se alquila; tres trasteros de 4 m² son tres filas, no una con cantidad, porque lo que importa es saber cuál queda libre el día 1.

Si tienes muchas unidades iguales, agrúpalas por tamaño en el nombre ("Trastero 12 · 4 m²", "Trastero 13 · 4 m²") y el buscador de la app las encuentra por la medida.

2. Tarifas: por meses, por días y extras

El catálogo de inicio de la plantilla trae doce tarifas en tres categorías (por meses, por días y extras), cada una con foto y un precio orientativo para ajustar a tu zona:

• Trasteros por meses: mini de 1 a 2 m², desde 35 € al mes; pequeño de 3 a 4 m², desde 55 €; mediano de 6 a 8 m², desde 85 €; grande de 10 a 12 m², desde 120 €; guardamuebles por volumen, desde 150 €; taquilla, desde 15 €.
• Por días: trastero pequeño, desde 4 € por día; grande, desde 8 €, para quien está entre dos casas o de reforma.
• Extras: transporte con furgoneta (desde 60 €), pack de cajas (desde 25 €), candado (desde 12 €) y seguro de contenido (desde 6 € al mes).

Decide antes de abrir la web el día de cobro (el 1 o el día del alta son los dos criterios habituales) y la fianza (una mensualidad es lo normal).

3. Mensualidades: cómo se cobran hoy y qué llega

Hoy cada mensualidad se cobra en el centro como una venta más, en efectivo, con tu datáfono o por Bizum, y queda en la ficha del cliente con su trastero. Una lista de contratos con el día de cobro de cada uno te dice a quién reclamar el día 1.

El cobro automático llegará próximamente. Crearás el contrato con los datos del cliente, el trastero, el importe y el día de cobro, y le enviarás un enlace por correo o WhatsApp; el cliente introducirá su tarjeta una sola vez en la pasarela de pago segura y el cobro se repetirá cada mes. Cada contrato tendrá su estado (activo, pendiente de tarjeta, impagado, pausado o dado de baja), aviso a los dos si un cobro falla, y podrás pausarlo, reanudarlo o darlo de baja al final del periodo pagado para que la unidad vuelva a estar libre.

4. Altas desde tu web y mudanzas por días

Tu web enseña los tamaños disponibles con su precio al mes. La contratación online con pago con tarjeta llegará próximamente: quien lo necesite elegirá, dejará nombre, correo y teléfono, aceptará las condiciones y pagará, y el contrato aparecerá en tu app como activo. Mientras tanto, quien te llame firma en el centro y paga la primera mensualidad y la fianza en caja.

Para las estancias cortas, la reserva online pide fecha de entrada y salida y, si quieres, una señal. Usa el mismo calendario que las mensualidades, así que una unidad con contrato nunca aparece disponible por días.

Qué hace Glam Studio Cloud

La plantilla de trasteros y guardamuebles trae lo que cuenta esta guía: ocupación por trastero, catálogo de tarifas con fotos, mensualidades cobradas en caja, reserva online por días con confirmación y recordatorio por correo (WhatsApp opcional), señal apuntada en la reserva, cobro de extras con justificante de pago por correo, cierre de caja y estadísticas. Próximamente llegará el cobro con tarjeta: mensualidades automáticas en tu propia cuenta de cobro (la app no se quedará comisión), alta desde tu web, aviso de cobro fallido, pausa, baja y señal online. Funciona en el móvil, la tablet o el ordenador desde el navegador, sin instalar nada.

Errores frecuentes

• Cobrar por transferencia. Cada mes hay que mirar el banco y reclamar. Cobrar en el centro ya deja cada mes cerrado; con la tarjeta guardada (próximamente) entrará solo.
• Un contrato sin cláusula de impago. La app te enseña que no ha pagado; lo que puedes hacer con el contenido solo lo dice tu contrato. Si no lo dice, no puedes hacer nada.
• La hoja de ocupación "de apoyo". Si la app y la hoja no coinciden, siempre gana la hoja equivocada. Una sola fuente.
• Alquilar por días una unidad con contrato. Si llevas las dos cosas en sitios distintos, pasa. En el mismo calendario no puede pasar.
• Guardar datos de clientes antiguos. Son datos personales: conserva los de los contratos vivos y los que exija la facturación, y borra el resto.

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